Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Stand 25. Mai 2018
Im Rahmen Ihres Mietverhältnisses werden personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet. Entsprechend der DSGVO besteht die Pflicht zur Aufklärung, wie diese Daten gespeichert, verwaltet und weitergeleitet werden.
Sofern Sie mit diesen Regelungen nicht einverstanden sind, bitten wir Sie umgehend, schriftlich bei der unter 1. genannten Adresse gegen diese Regelungen Einspruch zu erheben.
1.) Wer erhebt, speichert und verwaltet ihre Daten:
Herr Martin Schäfer
Deutschfeldstr. 5, 97422 Schweinfurt
Telefon: (09721) 304305
E-Mail: info@mspiv.com
2.) Wer hat Zugriff auf ihre Daten innerhalb der Organisation:
Herr Martin Schäfer
Mitarbeiter
Alle Personen haben diese DSGVO erhalten und wurden über Ihre Pflichten in Kenntnis gesetzt.
3.) Warum werden Daten erhoben:
Ordentliche Verwaltung des Mietverhältnisses
Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
Vertragsrechtliche, öffentliche und steuerrechtliche Vorschriften
Jahresabrechnungen
Wartung und Reparaturen der Immobilien
Neuvermietung von Wohnungen (Marketing)
4.) Wie lange werden Daten gespeichert:
Bei Neuvermietungen: von der Kontaktaufnahme bis zum Abschluss eines Mietvertrags
Für die Dauer des Mietverhältnisses
Nach Abschluss des Mietverhältnisses: Bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; bei Einsprüchen oder Rechtsstreitigkeiten bis zum Ablauf dieser Verfahren
5.) Welche Daten werden gespeichert:
Generell werden nur Daten gespeichert, die für die ordentliche Verwaltung notwendig sind (siehe 3). Dazu gehören unter anderem:
Namen
Anschriften (auch frühere)
Telefonnummern
Kontaktdaten für soziale Netze und neue Medien
Bankverbindungen
Bilder und Pläne der Immobilien
Abgeschlossene Verträge
E-Mail und Schriftverkehr
Schufa Auskünfte u. ä.
6.) Wie werden Daten gespeichert:
Die unter 5 beschrieben Daten werden wie folgt gespeichert und gesichert:
Computer, Laptop, Tablet, Mobiltelefon und Papierform. Alle elektronischen Speichermedien sind dabei mit Passwörtern und / oder Fingerabdruck zugangsgeschützt und mit Virenschutz ausgestattet.
Daten in Papierform befinden sich ein einem verschlossenen Büro, das sich in einem alarmgesicherten Gebäude befindet.
Die Datensicherung bzw. Datenspiegelung wird über den Cloud Service “Dropbox” in verschlüsselter From abgewickelt. Eine zusätzliche Sicherung der Daten erfolgt auch auf externen Festplatten.
7.) Datenweitergabe:
Ihre Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Mietverhältnis oder der Verwaltung der Immobilie notwendig ist. Der Grundsatz der Datenminimierung wird dabei eingehalten: „..dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt..“
Beispiele für die Weitergabe sind unter anderem:
Weitergabe nach gesetzlichen Vorschriften (z.Bsp. Meldeämter)
Weitergabe an das Finanzamt (z. Bsp. Kopien von Handwerkerrechnungen mit Adressen von Mietern)
Weitergabe von Kontaktdaten an Handwerker oder Dienstleister um Reparatur- oder Servicetermine abzusprechen.
Weiterleitung von Bildern der Immobilien im Fall von Schäden oder anderen Ereignissen (z.Bsp. an Handwerker oder Versicherungen).
Weitergabe an Mitbewohner der entsprechenden Mietimmobilie, sofern für eine funktionierende Hausgemeinschaft notwendig (z. Bsp. in Notfällen)
Ihre Daten werden unter keinen Umständen gegen Entgelt an unbeteiligte Dritte zu kommerziellen Zwecken weitergegeben.
8.) Internet und soziale Medien:
Zur Vermarktung der Immobilien werden elektronische Medien eingesetzt. Zu diesen gehören zum Beispiel soziale Plattformen, Webseiten, professionelle Vermarktungsplattformen und Maklerdienste. Bilder Ihrer Immobilie und die zugehörigen Adressen werden unter Umständen bereits vor Ablauf ihres Mietverhältnisses zu Marketingzwecken auf diesen Plattformen sichtbar. Es wird dabei darauf geachtet, dass die Immobilie in einer neutralen Form gezeigt wird, die keine Rückschlüsse auf die derzeitigen Mieter zulässt.
Sofern zur Kommunikation oder zu Marketingzwecken Dienste wie WhatsApp, Facebook Messenger, Text, Twitter o.ä. genutzt werden, ist es möglich, dass von diesen Diensten selbst oder anderen Dritten Daten gespeichert oder weitergeleitet werden. Hierfür schliessen wir jede Haftung aus.
9.) Grundlegende Rechte:
Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Datenlöschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Haben Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns eingewilligt, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zu einem Widerruf wird durch den Widerruf nicht berührt. Ebenso unberührt bleibt eine weitere Verarbeitung dieser Daten aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage, etwa zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (vgl. Abschnitt „Rechtsgrundlagen der Verarbeitung“).
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur weiter verarbeiten, soweit wir dafür zwingende berechtigte Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder soweit die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Sind Sie der Ansicht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten verstoße gegen gesetzliche Vorgaben, haben Sie das Recht zur Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).